ציוד משרדי מתייחס למגוון העזרים והמוצרים המשמשים את המשרד המודרני, החל מכלי כתיבה, מעטפות, מחשבונים ולוחות שנה, דרך מדפסות, מגרסות ומיכון משרדי, וכלה במוצרי מטבח בסיסיים כמו תה וקפה.
ההשקעה הכלכלית בעבור ציוד משרדי היא לרוב משמעותית, ולכן אספקת ציוד משרדי נבונה מתייחסת להבנת צרכי העסק, ולבחירה שקולה של ספקים. בעת פתיחת העסק, יש לקחת בחשבון את צרכי העבודה עצמה, ואת צרכי המשרד, הדורשים סוגים שונים של ציוד משרדי. אפשר לחפש עבור ספקים שונים המתמחים במוצרים ספציפיים, אך כיום ניתן ואף רצוי לעבוד עם חברה מסוימת, בעלת מוניטין חיובי, אשר יש באפשרותה לספק את כל הציוד המשרדי הדרוש, וזאת בכדי לחסוך התקשרויות מתישות עם ספקים מרובים, ובכדי לבצע רכישות מרוכזות וחסכוניות יותר.
אפשר למצוא חברות המספקות ציוד משרדי בסיסי כמו כלי כתיבה פשוטים, שמציעות גם שירותי עיצוב והדפסה של מעטפות ממותגות וחותמות אישיות, ומומלץ לאתר חברה המציעה שירותים כוללים, המספקת גם ציוד טכנולוגי וריהוט משרדי.
חשוב לבחור בחברה המציעה מבחר גדול, כך שכל מצרך, בין אם מדובר בלוח מחיק או במכשיר למינציה, ניתן יהיה לרכז אותו לרכישה הקבועה. חברה אמינה היא חברה שמציעה מלאי מגוון של מוצרים זמינים, כך שבמידה וישנו צורך מיידי בציוד משרדי, ניתן לפתור אותו בקלות מול אותה החברה.
כאשר מרכזים את רכישת הציוד המשרדי אצל חברה אחת, קיימת אחריות רבה יותר מצד חברת האספקה לספק ללקוח סחורה איכותית ובמהירות, וכן להציע לו שירות מלווה. עם זאת, כשמדובר בציוד כה בסיסי כמו קלסרים וכלי כתיבה, וכמובן כשמדובר בציוד טכנולוגי רגיש ובריהוט משרדי המצריך עיצוב חכם, רצוי לבחור בחברה בעלת ניסיון ומאגר לקוחות מוכרים.
רכישה נכונה מתבססת על התחשבות בצרכי העבודה והמשרד. במשרד המונה עובדים רבים, או במחלקה עסקית גדולה כמו מחלקת נציגים טלפוניים, קיים צורך רב עבור ציוד משרדי על כל סוגיו, ולכן מומלץ עבור עסקים אלה לבחור בספק ציוד משרדי, אשר יכול להציע מלאי גדול של ציוד משרדי בסיסי הכולל כלי כתיבה, מחשבונים ומעטפות, וכן ציוד משרדי המתאים לסוג העבודה כמו טלפונים, מגרסות, מקרנים וכד'.
אספקת ציוד משרדי כוללת גם מצרכי בסיס עבור העובדים, וכיום ניתן למצוא חברות גדולות ומוכרות לאספקת ציוד משרדי, המספקות גם מצרכי בסיס כמו כיבוד ומצרכי שתייה לעובדים. רוב החברות המוכרות מציעות את שירותיהן באינטרנט, ומאפשרות לבצע הזמנות און-ליין - שירות המקל על תהליך ביצוע ההזמנה וחוסך זמן.
לסיום, ציוד משרדי ואספקתו מלווים בשיקולים כלכליים וארגוניים שונים, אולם יש לקחת בחשבון גם את הערך המיתוגי הקיים עבור ציוד משרדי, ואת האווירה הארגונית המושפעת ממנו. הציוד המשרדי יכול לשאת את מיתוג החברה, ובכך לשדר את ערכיה ולקדם אותה פרסומית, ומאידך ניתן לבחור בציוד משרדי המיוצר על ידי מותגים הנחשבים איכותיים, ובכך לשדר מעמד וסגנון מסוים. נכון שיש להתחשב במחיר, אולם שווה לחפש עבור חברות אשר כיום, באמצעות פלטפורמת האינטרנט, מציעות גם רמת שירות גבוהה ומגוון מוצרים, וגם מחירים נוחים.